Clôture
en anglais
Quand une subvention du Fonds mondial arrive à la fin de sa période de mise en œuvre, un processus de clôture structuré est entrepris. L’approche et la durée de ce processus de clôture diffèrent selon les subventions.
Lorsqu’une subvention se poursuit dans une nouvelle période de mise en œuvre pour la ou les mêmes composantes de maladie et avec le même récipiendaire principal, on procède à un rapprochement de la période de mise en œuvre : la période de mise en œuvre de clôture est réunie avec la suivante afin d’assurer la continuité, la redevabilité et un transfert approprié des actifs et des obligations. Le processus de clôture doit être réalisé dans les délais impartis afin de protéger les ressources du Fonds mondial.
Calendrier du rapprochement de la période de mise en œuvre
- Environ 3 mois avant la date de fin de la période de mise en œuvre
Le récipiendaire principal envoie une liste des actifs et des créances du programme qui seront transférés à la prochaine période de mise en œuvre. - Dans les 6 mois suivant la date de fin de la période de mise en œuvre
Le récipiendaire principal envoie les derniers rapports, règle les derniers engagements financiers encore dus, transfère les obligations financières approuvées à la période de mise en œuvre suivante, régularise toute dépense non conforme et s’assure que l’ensemble des actifs sont correctement comptabilisés ou transférés à la période de mise en œuvre suivante. - Dans les 12 mois suivant la date de fin de la période de mise en œuvre
Le récipiendaire principal finalise la clôture en envoyant un rapport de clôture financière. La période de mise en œuvre est clôturée financièrement lorsque l’ensemble des activités de clôture ont été menées à bien.
Dans certains scénarios précis, on procède à une clôture de subvention totale, notamment en cas de consolidation de plusieurs subventions sous la conduite d’un même récipiendaire principal, de changement de récipiendaire principal ou d’affranchissement de l’aide financière du Fonds mondial. Si ce processus impose les mêmes exigences, il repose sur un plan et un budget de clôture dédié.